SmartTrack, validation d'une PDA en mini-sachets par Code QR
Pourquoi la validation des prises n'a jamais été à la fois aussi rigoureuse,
rapide et économique
1. Scan du Code QR imprimé sur le sachet d'entête de ce temps de prise :
Ce scan déclenche la validation de toutes les spécialités internes incluses dans les sachets monospécialité de cette prise.
Il affiche à l'écran à la fois les spécialités ensachées et donc validées, et les spécialités si besoin et hors sachet pour action selon le choix de l'établissement
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4. Une sélection à l'écran d'une spécialité de la prise donne accès à ses informations complémentaires :
En cas de besoin seulement : trop d'information embarrasse le soignant très occupé à chaque distribution.
Laboratoire, princeps, gravure, voire diamètre, etc. et son iconographie.
Ci-contre une dispensation en mini-sachets monospécialité :
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Tout se passe sur un terminal Android
téléphone ou tablette ,
avec les QR Code imprimés sur les sachets,
sans aucun appel au cloud
pour les données confidentielles,
et sans besoin d'abonnement téléphonique
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2.Un Code QR est imprimé sur chaque sachet monospécialité avec les informations propres au sachet : Quantité, lot et date d'expiration et habituelles.Si un médicament n'est pas dispensé, la simple lecture du Code QR de cette spécialité, vaut dévalidation.
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5. La liste des résidents encore à dispenser s'affiche à l'écran en premier, et par un simple clic, les prises validées apparaissent cochés pour chaque résident.
Dans cette exemple, si la couverture Wifi fait défaut, l'App fonctionne en autonomie et bascule les informations de validation de retour en zone Wifi
3. L'établissement paramètre le plus souvent l'appli pour exiger le scan du Code QR des spécialités en si besoin :
Si ces spécialités sont dispensées.
Ces Codes QR sont imprimés sur un sachet distinct avec ceux des spécialités hors sachet (externes).
L'établissement peut aussi ne pas se contenter de la validation globale pour ces médicaments externes et demander leur scan systématique.
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Dans cette exemple, si la couverture Wifi fait défaut, l'App fonctionne en autonomie
et bascule les informations de validation de retour en zone Wifi
Lorsque l'établissement héberge des résidents mobiles (aidants familiaux en fin de semaine, Esat) ou pour un SSIAD :
L'application s'appuie sur des terminaux en réseau téléphonique pour les personnes validant à l'extérieur de l'établissement qui n'ont pas vocation à être sous couverture Wifi de l'établissement.
Le mécanisme sécurisé reste le même : validation à partir des Qr CODE des piluliers transportés , informations transmises au réplicateur dans le Cloud, et toujours sans avoir à transmettre le nom des résidents, enfin consolidation des informations au démarrage du poste SmartTrack dédié à l'infirmerie de l'établissement : L'aidant n'a aucune action particulière à effectuer.
Décomposition de la bande d'1 temps de prise
en sachets monospécialité
Les bénéfices de cette solution exploitant les QR Code imprimés sur les sachets et lus avec terminal Android (Tablette ouPC) :
Le sachet d'entête avec Qr Code permet la validation globale de tous les médicaments du temps de prise, sauf les "Si besoin".
Affichage à l'écran des spécialités internes, externes et Si besoin et leur quantité à l'écran
(voir image XX)
Le choix tactile d'une spécialité ouvre une fenêtre où s'affiche : sa représentation visuelle, son laboratoire, Princeps, gravure, etc.
1
Sachet de la première spécialité interne de ce temps de prise.
Le Qr Code n'est pas à valider si une validation globale a été choisie pour cet établissement
En cas de non distribution de cette spécialité, la lecture du Qr Code enregistre la non distribution.
Une validation systématique de toutes les spécialités est activable.
2
Sachet de la 2ème et dernière spécialité de ce temps de prise.
Même manière d'opérer qu'avec le 1er sachet
Pour les 2 sachets, à paramétrer en option pour cet établissement : l'ouverture d'un menu déroulant permettant de renseigner la raison de la non prise.
3
Sachet regroupant les spécialités externes et si besoin pour cette prise
​Selon le paramétrage convenu avec l'établissement, les soignants doivent ou pas, en cas de prise :
- Lire le Qr Code des Si besoin et/ou des externes
- Ou plus simplement les sélectionner à l'écran affiché après la validation globale du 1er sachet
4
Sachet d'entête du temps de prise suivant
5
4
5
1
2
3
4
5
Plus sûr: aucune information nomi-native à caractère médical n'est stockée dans le Cloud, l'ensemble des informations confidentielles résident dans les Qr Code générés et imprimés à la pharmacie sur les sachets, ou les couvercles des piluliers en blister.
=> Sécurité absolue, à l'abri de la cybercriminalité qui touche de plus en plus les sites médicaux avec informations nominatives.
Plus rapide: plus besoin de parcourir un écran, encore moins de bordereau à cocher : validation instantanée globale par temps de prise grâce à la lecture du Qr Code, avec affichage immédiat du contenu, peu importe la qualité du réseau ou de la couverture wifi de l'établissement.
=> La garantie d'une adhésion forte de l'équipe soignante
Plus de rigueur sans sacrifier la vitesse de validation :
La rigueur exigée par une validation par Qr Code des prises est bien supérieure à celle d'une consultation du module de gestion du médicament fourni par le logiciel de soins de l'établissement.
Cette validation est également plus rapide et plus précise en cas de doute: Infographie des médicaments, indication des données gravées, diamètre, sécabilité).
Elle permet de n'imprimer sur le sachet que les informations confidentielles ou propres à ce sachet :
N° de lot, date d'expiration et commentaire de prise.
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Des bilans d'observance facilement consultables
Les données de chaque résident sont consolidées dans l'application Windows SmartTrack sur le PC dédié de l'infirmerie de l'établissement ou celui du SSIAD, à des fins de suivi, historique et statistiques.​
Plus souple :
Paramétrage selon les établissements, avec option de validation par temps de prise ou par spécialité, mais aussi :
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Validation par Qr Code ou sélection tactile à l'écran des "Si besoin".
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Demande de validation ou non des spécialités externes non contenus dans les sachets ou blisters.
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Plus d'information, mais seulement en cas de besoin :
Un simple appui sur l'une des spécialités listées permet d'afficher la représentation iconographique fidèle du médicament et/ou son princeps, laboratoire, diamètre et gravure recto/verso.
Le tout en temps record grâce à la base de médicaments disponible dans le Smartphone/Tablet
Traçabilité en toute situation :
Le résident n'est pas toujours en salle à manger ou dans sa chambre, en parti-culier dans les établissements pour handicapés souvent plus mobiles :
L'application SmartTrack sous Android est toujours en capacité de lire les Qr Codes des sachets, même sans réseau. Dès que le réseau est disponible, les informations de validation sont synchronisées chiffrés avec le poste de l'infirmerie de l'établissement ou du SSIAD, sans jamais transmettre le nom des résidents grâce au code unique attribué à chaque patient.
=> La validation des prises reste fluide et totalement sécurisée, que les résidents soient dans leur famille, à l'Esat, dans leur chambre ou à la salle à manger, ou bien encore en déambulation dans l'établissement.​
La traçabilité ultime accessible à coût d'utilisation maitrisé:
A raison de 2,7 temps de prise moyen par résident, le coût des sachets d'entête et leur impression revient à moins de 8 € par an et par résident.
A comparer au coût 2 à 3 fois supérieur des bordereaux A4 imprimés avec une méthode traditionnelle.
SmartTrack, une appli qui continue d'évoluer aussi bien en PDA sachets que blisters :
A venir en Q1 2025 :
La version SmartTrack infirmier libéral & aidant, installé sur le PC dédié SmartDose dela pharmacie.
SmartTrack, l'appli Android qui tire le meilleur
des Qr Codes imprimés sur les piluliers "blisters"
pour une validation fluide et rigoureuse
Un service de PDA, à forte valeur ajoutée, fourni par le pharmacien
Si le terminal Android est partagé entre les membres de l’équipe soignante, SmartTrack requiert du soignant sa connexion individuelle pour assurer la traçabilité complète des prises.
(Pendant la durée de la distribution, le téléphone
garde en mémoire l’accès du soignant pour lui
éviter d’avoir à s’identifier à chaque délai dépassé)
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Scan du Qr Code du sachet d’entête du temps de prise sélectionné
(ici sachet de midi au travers
de l'écran du téléphone)
Après le scan du QR Code , les médica-ments pour ce jour du patient s’affichent et la liste se cale en haut de l’écran au niveau du temps de prise choisi.
Les Si besoins et hors sachets s’affichent après les spécialités contenues dans le sachet.
Selon le paramétrage, la validation des Si Besoin s’effectue par lecture du Qr Code ou sélection de la spécialité sur cet écran.
La sélection tactile de n’importe quelle spécialité permet d’accéder à ses détails : labo, princeps, icone visuelle, etc. (écran non représenté)​
La sélection de la flêche sur l'écran de détail du patient scanné donne accès à la liste de distribution de l'ensemble de l'établissement ou du secteur choisi
En rouge en haut, les résidents encore à vallider, en vert ceux déjà validés
Le menu "Filtre" pour organiser la tournée de distribution des médicaments
La dévalidation d’une spécialité par lecture
de son Qr Code déclenche l'ouverture d'un écran avec les motifs de non prise à cocher
(écran non représenté)
La méthode la plus sûre et la plus rapide
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Autre méthode paramétrable : la sélection tactile de la spécialité sur l'écran "détails" donne accès au même écran du motif à renseigner.
​Centralisées sur la station SmartTrack (PC windows dédié à l'infirmerie fourni par SmartDose) les données facilitent l’analyse et l'échange d'information au sein de l’équipe soignante pour un suivi optimal des traitements médicamenteux
Consultable par les professionnels qui ont accès au poste de l'infirmerie, ces informations consolidées par résident et par période peuvent être fournies aux autres professionnels concernés, sous la forme de synthèse par patient pour une période donnée et envoyées automatiquement par messagerie chiffrée, avec le degré d'automatisme souhaité.
Permet de répondre à des questions du type :
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Fréquence de non prise d'un résident ? Pour quel motif ? Plutôt à quel temps de prise ? une spécialité en particulier ?
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Analyse de la distribution des Si besoin pour un résident, un secteur ?
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Quelles informations sur la dispersion horaire des prises pour mesurer leur effet chronopharmacologiques ?